Les AESR mettent à disposition des commissions qui vaquent à la vie commune de nos Eglises un outil pour faciliter la dimension administrative de leur travail : un intranet. Dans le même temps, cet outil est aussi à disposition des Eglises locales pour faciliter leur propre travail administratif.
Le maître-mot pour caractériser le fonctionnement de cet intranet, c’est le mot « classeur ». Chaque commission et chaque Eglise dispose d’un « classeur » virtuel dans lequel plusieurs « chemises » permettent de stocker des documents comme des comptes rendus de séance ou des feuilles de comptabilité. Il est aussi possible de gérer des feuilles d’utilisation de salles ou de projecteur vidéo...
Une utilisation-type : celle de la Commission communication
La Commission communication des AESR utilise déjà cet intranet. En se connectant via le site des AESR, les membres de cette commission ont accès à leur classeur qui comprend actuellement 4 chemises : l’une consacrée aux PV de séance, une aux « Projets », une autre à l’ « Internet et à l’intranet ». La dernière concerne le sous-groupe « Editions » de cette commission. En quelques clics, les membres de la commission ont donc accès à tous les documents importants ayant trait à la vie du groupe. Toute commission dispose également d’un « Calendrier » qui permet d’agender les séances. Le jour qui précède la séance, chaque membre du groupe reçoit un rappel de son rendez-vous par courriel.
Lorsqu’un membre d’un groupe accède à l’intranet, sur la page accueil, il découvre les 10 derniers documents qu’il a reçus. Les documents en bleu indiquent ceux qui n’ont jamais été ouverts et les documents en gris ceux qui ont déjà été parcourus.
L’Eglise de Lonay déjà dans le coup
Du côté des Eglises, deux communautés locales se sont mises en route. Elles ont confié à un modérateur le soin de construire l’architecture de leur classeur. Claude Bordigoni de l’Eglise évangélique de Lonay a inséré les noms d’une vingtaine de membres de son Eglise. Il a aussi créé une série de « chemises » intitulées notamment « Anciens EEL », « Conseil EEL », « ComFin EEL », « Echo de Vie EEL »... Dans un dossier « Ressources », différentes entrées permettent d’accéder à un calendrier où peut se lire l’utilisation de chacune des salles de l’Eglise évangélique de Lonay, ainsi que l’utilisation de son projecteur vidéo.
Prochainement, chaque Eglise locale pourra aussi, grâce à l’intranet, disposer d’une page web qu’elle gérera elle-même, avec l’appui, si elle le souhaite, de certains éléments du site aesr.ch.
Une initiation à l’intranet le 23 septembre
Pour entrer dans ce projet d’intranet, les commissions des AESR ou les Eglises locales doivent prendre contact avec Christian Félix, l’un des responsables du projet. Il intégrera au système le nom de la personne chargée de construire la structure pour la commission ou l’Eglise intéressée. Le samedi 23 septembre, une formation d’une demi-journée sera organisée pour les responsables de l’intranet des Eglises et des commissions qui le souhaitent.
Serge Carrel
Pour davantage de renseignements : Christian Félix, courriel : Christian.Felix(queue de singe)aesr.ch.
Inscription à la demi-journée de formation du 23 septembre (9h à 12h) au secrétariat des AESR à Saint-Prex : aesr.sme(queue de singe)bluewin.ch ou sur la page web : http://intranet.aesr.ch/displayform.php?formsid=3.
